Bureau automatisering

Beheersing interne geldstromen

Helaas blijkt uit onderzoek dat meer dan een kwart van de werknemers zich schuldig maakt aan misbruik van bedrijfsmiddelen. Vaak is de schade door het nemen van eenvoudige preventie maatregelen te voorkomen, maar vooral bij technische apparatuur is dit moeilijk zelf te realiseren.


 

Copy

Als medewerkers vrij gebruik kunnen maken van een kopieerapparaat / netwerkprinter is de kans bijzonder groot dat dit misbruik in de hand werkt. Wie kent niet die aardige medewerkers die voor verenigingen, familie, kennissen en kinderen weleens vaker wat moeten kopiëren of uitprinten. Door de leveranciers van kopieerapparaten is becijferd dat gemiddeld genomen meer dan 30% van het aantal afdrukken bij grotere bedrijven voor privédoeleinden gebruikt wordt. Behalve dat dit schrikbarende aantallen afdrukken zijn en dus hoge kostenposten, gaat dit ook nog eens gepaard met een aanzienlijk verlies aan productieve arbeidsuren.

Card ID Solutions kan u helpen dit misbruik te voorkomen en de interne geldstromen te kanaliseren!

Meer informatie? Neem vrijblijvend contact met ons op!

Voorkomen misbruik

Indien elke afdeling gebruik maakt van dezelfde kopieermachine / netwerkprinter, komen de hoge kosten voor rekening van de algemene middelen. Omdat deze kosten uit de algemene pot afgedekt worden, maakt niemand op de werkvloer zich er druk over. Want als iedereen verantwoordelijk is, voelt niemand zich verantwoordelijk. Beter zou het zijn als de kosten uitgesplitst zouden kunnen worden voor budgettering en interne kostprijsbepaling en rechtstreeks toegeschreven worden aan de afdelingen (verbruikers). Hierdoor stijgt dan ook meteen de sociale controle, aangezien de afdelingen verantwoordelijk zijn.



Onze technische oplossing

Door gebruik te maken van de kaarttechnologie kan vooraf worden vastgelegd wie geautoriseerd is om gebruik te mogen maken van de kopieermachine / netwerkprinter. Indien geautoriseerde gebruikers hiervan gebruikmaken, worden de gegevens centraal op het netwerk of in de registratiebox opgeslagen. Deze gegevens zoals gebruiker, datum, tijdstip, gebruiksduur en aantal kopieën kunnen de kosten bovendien op een projectnummer geboekt worden. Aangezien de geautoriseerde gebruiker behoort tot een afdeling kan richting afdeling ook de daadwerkelijke doorbelasting plaatsvinden.

Het beheren van uw interne geldstromen wordt zodoende eenvoudig en transparant.

Aangezien de medewerker bewust is dat hierop gelet wordt zal het misbruik sterk afnemen. Te meer omdat medewerkers ook de mogelijkheid hebben om aan te geven dat het om privé afdrukken gaat, hierdoor kunnen de kosten direct middels cashless betalen of indirect via inhoudingen op salaris of onkostenvergoedingen vereffend worden. Bovendien kan hieraan bestede tijd (direct bij toepassing van werktijdregistratie) in mindering gebracht worden op de productieve werktijd.

Meer informatie? Neem vrijblijvend contact met ons op!